Vom gewachsenen Tool-Dschungel für Kommunikation & Kollaboration zur produktiven Tool-Matrix

Updated: May 4, 2021

Nach mehreren Projekten und nachdem wir selbst im Team diesen Prozess durchlaufen sind, haben wie bei /Virtilitation die wichtigsten gedanklichen Eckpfeiler formuliert, wie Du aus dem Wirrwarr des historisch gewachsenen Tool-Dschungels für Kommunikation und Kollaboration Deiner Organisation herausfindest und eine für Dein Team sinnvolle Tool-Matrix erarbeitest.


In vielen Organisationen sehen sich die Mitarbeitenden häufig nicht einem Mangel von Software-Lösungen zur Kommunikation und Kollaboration gegenüber, sondern sie stehen eher vor einem Durcheinander von verschiedenen Tools. Zu allem Überfluss überlappen sich deren Verwendungszwecke regelmäßig oder weisen an entscheidenen Stellen Lücken auf. Die Krone wird diesem dann meist aufgesetzt, wenn es kein geteiltes Verständnis darüber gibt, wie die Kommunikations- und Kollaborationstools in der Zusammenarbeit eingesetzt genutzt werden sollten. Am Ende führt dies zu einem großen Wirrwarr und der Frust im Umgang mit den Tools in der Organisation wächst.

Eine Tool-Matrix verschafft Dir und Deinem Team Übersichtlichkeit, welche Software Ihr in welcher Situation am besten verwendet. Der gemeinsame Prozess dorthin schafft Verbindlichkeit untereinander, wie Ihr die Software nutzen wollt. Am Ende führt dies neben einer höheren Produktivität zu einer gesteigerten Zufriedenheit in der Zusammenarbeit.

Kommunikation und Kollaboration mit Hilfe digitaler Tools im virtuellen Raum ist weder besser noch schlechter als von Angesicht zu Angesicht - sie ist einfach anders.


1. Fang bei Deinem Team an und mach Dir klar, was Eure Arbeit ist.

Bevor Du Dich aber der Frage widmest, was die beste Tool-Matrix für Dein Team ist, solltest Du Dir im ersten Schritt darüber klar werden, was Eure Aufgabe in der Organisation ist und was Euch als Gruppe ausmacht. Es wird die folgenden Schritte enorm vereinfachen, da es Euch auf einen gemeinsamen Nenner - Eure Arbeit - bringt und unnötige Nebendiskussionen vermeidet.

Welchen Beitrag leistet Ihr zum Erfolg Eurer Organisation? Worin besteht Eure Arbeit? Wie verrichtet Ihr Eure Arbeit? So gelangst Du zur Daseinsberechtigung Deines Teams in der Organisation, und kannst beschreiben, was die Organisation wiederum von Euch erwartet. Es wird Euch so einfacher fallen zu definieren, was die Tools auf der inhaltlichen Ebene erfüllen müssen, um Euren Teamerfolg zu unterstützen.

2. Mach Dir bewusst, welche Interaktionen wichtig für Euren Teamerfolg sind.

Im zweiten Schritt ist es wichtig, dass Du Dir bewusst machst, was an Deinem Team und an Eurer Zusammenarbeit für den Erfolg wichtig ist und worin Euch die Tools folglich unterstützen müssen. Was zeichnet Euch als Team aus? Welche Fähigkeiten und Kompetenzen bringen Du und Deine Teammitglieder mit? Was ist Euch in einer guten Zusammenarbeit wichtig? Ist die Art und Weise, wie effizient ihr Eure Prozesse umsetzt, wichtig? Steht die Effektivität, mit der Ihr auf Probleme und Herausforderungen reagiert, im Vordergrund? Ist es die Kreativität mit der Ihr neuen Themen begegnet?

Denk in Interaktionen, nicht in Tools

Auch ist es wichtig für Dich zu verstehen, wie Eure Interaktionen stattfinden. Arbeitet Ihr an einem Thema zur gleichen Zeit oder versetzt? Tauscht Ihr Euch direkt vor Ort, am Telefon oder in der Videokonferenz, oder eher indirekt per E-Mail, Messenger oder über ein Plattform aus? Kommt es bei Euch auf Schnelligkeit oder eher auf Gründlichkeit an? Nutzt Ihr gemeinsame Laufwerke, Datenbanken oder ähnliches? Ist Eure Zusammenarbeit eher nach Prozessen strukturiert oder basiert sie mehr auf Zuruf? Ist es wichtig, Themen zu diskutieren? Braucht es Raum für die kreative Ideenfindung?

Antworten auf diese Fragen zeigen Euch, in welchen Situationen Ihr Euch häufig wiederfindet, und machen deutlich, was die Tools in Deiner zukünftigen Matrix über die inhaltliche Themen hinaus leisten müssen.

3. Nimm die Tool-Matrix zur Hand und verschaffe Deinem Team Übersichtlichkeit.


Im dritten Schritt geht es für Dich darum, das Wirrwarr des historisch gewachsenen Tool-Dschungels hinter Euch zu lassen und eine übersichtliche, produktive Tool-Matrix mit Deinem Team zu erstellen.

Die Matrix hilft uns dabei zu entscheiden, für welche Interaktion wir welches Tool am besten einsetzen. Dabei sind zwei Kriterien sehr hilfreich: Wie findet die Aktion zeitlich statt? Wie viele Personen sind daran beteiligt?


Abbildung: Tool-Matrix


Interaktion zur gleichen Zeit (synchron). (z.B. Telefon)

Interaktion zeitversetzt (asynchron). (z.B. E-Mail)

Interaktion zwischen zwei Personen. (z.B. Zoom-Call)

Interaktion zwischen mehreren Personen. (z.B. MS Teams-Konferenz)



Starte damit, alle Tools zusammenzutragen, die Dir und Deinem Team bereits zur Verfügung stehen, und klärt, wie und wofür sie verwendet werden können. Tragt die Tools in die Matrix ein. Stellt Ihr dabei Dopplungen fest, solltet ihr im nächsten Schritt klären, ob Ihr nicht auf ein Tool verzichten wollt oder besprecht, für welchen Zweck ihr welches Tool verwendet. Solltet Ihr noch weiße Felder in Eurer Matrix entdecken, definiert vor der Auswahl gemeinsam, welche Anforderungen das Tool für Euch erfüllen muss, um Eure Matrix optimal zu ergänzen.

Simuliere die Realität.

Je einfacher Eure Tool-Matrix am Ende ist, desto leichter wird es Euch fallen, die richtigen Tools für die jeweilige Interaktion zu verwenden. Am Ende sollte Euch die Tool-Matrix dazu befähigen möglichst nah an Eure natürliche Interaktion zu kommen.

4. Schaff Verbindlichkeit in Deinem Team, wie Ihr die Tools nutzen wollt.


In Schritt vier gilt es ein Team-Agreement zu schaffen, wie Ihr die Tools verwenden wollt. Denn auch die beste (und einfachste) Tool-Matrix schafft am Ende keinen großen Mehrwert, wenn Ihr Euch im Team nicht darauf verständigt habt, welches Tool ihr wann und wie verwenden wollt. Verliert Euch dabei nicht im Kleinklein, sondern konzentriert Euch auf die grundsätzlichen Fragen. In welcher Situation verwendet Ihr vorzugsweise welches Tool? Wie verwendet Ihr die Tools? Wann und wie seid Ihr mit den Tools erreichbar?

Auf diese Weise kannst Du Dein Team zu einer deutlich produktiveren Kommunikation und Kollaboration führen. Mit Beginn des gemeinsamen Prozesses und vor allem in der gemeinsamen Arbeit an der Tool-Matrix wird sich schnell eine gemeinsame Auffassung etablieren, welche Tools wann und wie zu nutzen sind. Unsicherheiten in der Anwendung und Probleme bei der Nutzung werden sich deutlich reduzieren und gehören bald schon der Vergangenheit an.

Wir wünschen Dir viel Erfolg!

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